A importância e os benefícios da Gestão do Tempo

É preciso levar em conta a importância da gestão do tempo para um bom desempenho pessoal e profissional.

Assim, gestão de tempo é o processo de organizar e planear como se utiliza o tempo entre as tarefas, ou seja, a forma como você organiza e planeja quanto tempo gasta em atividades específicas. Deixar de administrar o seu tempo prejudica sua eficácia e contribui para o stress. Por outro lado, uma boa gestão do tempo permite que se faça mais em menos tempo.

Benefícios da gestão do tempo

Aumenta a produtividade, a eficiência e as oportunidades de avanço. Outro benefício é a redução da tensão e do stress, ao mesmo tempo que ajuda a proporcionar uma melhor reputação profissional.

Mais importante ainda, a gestão do tempo permite que se tenha uma maior oportunidade para atingir objetivos importantes na vida e na carreira.

Para te tornares uma pessoa mais bem-sucedida na vida, existem resultados que estão intimamente relacionados às tuas habilidades de gestão de tempo. Portanto, os benefícios que isso trará são vários:

   • Alívio de stress

Fazer e seguir um plano de tarefas permite-te reduzir a ansiedade, pois não se lida mais com a incerteza. Pelo contrário, passas a ter mais controle sobre a direção dos teus resultados e isso traz mais estabilidade. Além disso, ao verificar os itens da tua lista de “tarefas”, podes ver que está a progredir e isso ajuda a evitar o stress de te preocupares em fazer as coisas.

   • Mais tempo

Uma boa gestão do tempo dá-te mais tempo para te dedicares ao teu dia-a-dia. Pessoas que conseguem administrar o seu tempo de maneira eficaz gostam de ter mais tempo para dedicar a hobbies ou outras atividades pessoais.

   • Mais oportunidades

Gerir bem o tempo leva a mais oportunidades e menos tempo desperdiçado em atividades triviais. Boas habilidades de gestão de tempo são qualidades essenciais que os empregadores procuram. A capacidade de priorizar e programar o trabalho é extremamente desejável, não apenas para qualquer organização, mas também para um bom desempenho a um nível mais pessoal.

   • Capacidade de realizar metas

Assim, os indivíduos que praticam uma boa gestão do tempo têm mais condições para atingir metas e objetivos pessoais ou profissionais. Acima de tudo, fazem-no em menos tempo.

No entanto, não conseguir gerir o seu tempo de forma eficaz pode ter algumas consequências muito indesejáveis:

   1. Má reputação profissional e estagnação da carreira.

   2. Má qualidade de trabalho.

   3. Prazos perdidos.

   4. Fluxo de trabalho ineficiente.

   5. Níveis mais elevados de stress.

Estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz, portanto, uma boa gestão de tempo requer uma grande mudança de foco das atividades para os resultados.

Descobre onde estás a perder tempo: a importância da gestão do tempo

Muitos de nós temos o hábito de desperdiçar o nosso tempo de várias maneiras. Perdemos um tempo precioso que poderíamos usar de forma muito mais produtiva. Quais são os seus assassinos de tempo? Passas muito tempo a navegar no teu telefone? Ou navegar na web, ler e-mails, postar no Facebook, enviar mensagens de texto ou a responder a mensagens pessoais?

Começa por eliminar as tuas perdas de tempo pessoais. Por uma semana, por exemplo, estabelece uma meta de ler os teus e-mails ou responder mensagens de texto não relacionadas ao trabalho apenas num horário específico do dia. Compromete-te a não precisar de pegar no telefone para ver as tuas notificações o tempo todo e reserva uma hora do teu dia dedicada exclusivamente a isso.

Muda os teus comportamentos ao longo do tempo para atingir quaisquer metas gerais que tenhas definido para ti mesmo, como aumentar a tua produtividade ou diminuir o teu stress. Portanto, precisas não apenas de definir os teus objetivos específicos, mas também de acompanhá-los ao longo do tempo para ver se estão a ser atingidos ou não.

Acompanha as tuas atividades diárias para criar uma imagem precisa de quanto tempo gastas nas diversas atividades do teu dia.

Como gerir o tempo de forma eficaz

1. Estabelece metas corretamente

Estabelece metas alcançáveis e mensuráveis. Usa o método SMART ao definir metas. Em essência, certifica-te de que as metas definidas sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunas.

2. Prioriza com sabedoria

Segundo Stephen Covey, a importância da gestão de tempo é demonstrada por meio de uma matriz. Assim, ele prioriza tarefas com base na importância e urgência. Por exemplo, observa as tuas tarefas diárias e determina quais são:

   • Importante e urgente: faz estas tarefas imediatamente.

   • Importante, mas não urgente: decide quando realizar estas tarefas.

   • Urgente mas não importante: delega estas tarefas, se possível.

   • Não é urgente nem importante: deixa-as de lado para fazer mais tarde.

Se quiser fazer o que é importante em vez do que é urgente, a melhor ferramenta disponível é a matriz de gestão de tempo de Stephen Covey.

Para abordar a importância da gestão de tempo e adquirir uma estratégia que realmente funcione, a matriz de gestão de tempo de Stephen Covey oferece uma solução muito eficaz.

Quadrante 1: Faça primeiro!

Este quadrante cobre eventos imprevistos e questões urgentes. Para evitar consequências graves, temos que lidar com elas imediatamente. Embora alguns destes problemas sejam inesperados, podemos reduzi-los através de um planeamento adequado. Às vezes, basta trabalhar com eles de forma proativa – antes que se tornem urgentes.

Quadrante 2: Cronograma

Como as tarefas neste quadrante não são urgentes, podemos tender a adiá-las. No entanto, este é o pior erro que podemos cometer. Idealmente, este é o quadrante onde se deve passar a maior parte do tempo: a trabalhar em tarefas estratégicas de alto impacto. Elas agregarão mais valor e ajudarão a crescer pessoal e profissionalmente.

Quadrante 3: Delegar

As tarefas do terceiro quadrante não são importantes, embora tendamos a considerá-las urgentes. Deve-se tentar reduzir o número destas tarefas, por exemplo, delegando-os a outra pessoa. Se for impossível delegar, considere realizar tarefas menores em lotes. Pode reservar-se uma hora para responder aos e-mails recebidos, em vez de responder instantaneamente a cada mensagem.

Quadrante 4: Eliminar

Estas tarefas não são importantes nem urgentes. Pequenas atividades triviais que nos ajudam a relaxar. Mesmo assim, tendemos a passar muito tempo neste quadrante, por isso toma cuidado: estás a perder o que é realmente importante. Mantem as atividades do quarto quadrante ao mínimo.

3. Define um limite de tempo para concluir cada tarefa

Fazer um esforço extra para decidir quanto tempo precisas alocar a cada tarefa pode ajudar a reconhecer possíveis problemas antes que eles surjam. Depois disso, poderás executar os teus planos lidando melhor com essas questões. Definir limites de tempo para concluir as tarefas pode ajudar a ser mais focado e eficiente.

4. Faz uma pausa entre as tarefas

Ao realizar muitas tarefas sem pausa, é mais difícil manter o foco e a motivação. Permite-te algum tempo de inatividade entre as tarefas para recuperar energia. Portanto, considera tirar uma soneca, caminhar ou meditar.

5. Organiza-te

Usa a tua agenda para gestão de tempo de longo prazo. Anota os prazos do projeto e quaisquer tarefas que façam parte da conclusão do projeto geral. Pensa quais dias são melhores para dedicar a tarefas específicas. Por exemplo, pode ser necessário planear um dia específico para marcar uma consulta com o contabilista, dependendo de quando ele estiver disponível.

6. Remove tarefas/atividades não essenciais

Determina o que é significativo e o que vale o teu tempo. É importante remover o excesso de atividades ou tarefas. A remoção de tarefas/atividades não essenciais liberta mais tempo para ser gasto em coisas genuinamente importantes.

7. Planeie com antecedência

Certifica-te de começar cada dia com uma ideia clara do que precisas fazer – o que precisa ser feito naquele dia. Considera criar o hábito, ao final de cada dia de trabalho, de escrever uma lista de “tarefas” para o próximo dia de trabalho. Dessa forma podes começar o dia seguinte sem perder tempo.

8. Aprende a Delegar

Muitas vezes gastamos o nosso tempo a fazer coisas que podem ser feitas por outra pessoa. No entanto, podemos sentir que temos de ser nós mesmos a fazer, porque sabemos que assim obtemos o resultado que esperamos. Delegar é uma das coisas mais difíceis de aprender para muitas pessoas, mas não há necessidade de ser você quem faz tudo – precisas deixar que outras pessoas carreguem parte da carga.

Portanto, devemos aprender a delegar e, para que o resultado seja o que esperamos, devemos supervisionar e estar disponíveis para resolver quaisquer dúvidas que possam surgir. Porém, ao delegar e compartilhar tarefas que podem ser feitas por outra pessoa, isso abre espaço para que possas aproveitar ao máximo o teu tempo.

Não percas tempo à espera

Desde reuniões com clientes até consultas com dentistas, é impossível evitar a espera por alguém ou alguma coisa. Mas não precisas apenas sentar e mexer os polegares. A tecnologia facilita trabalhar onde quer que se esteja; o tablet ou smartphone irá ajudar-te permanecer conectado. Podes ler um relatório, verificar um documento ou planear a tua próxima campanha de marketing.